会社の仕事を見ていると、よく出てくる言葉があります。「昔からこうしているんです」。紙に書く。Excelへ転記する。印刷して確認する。メールで送る。別の人が、また同じ内容を入力する。それでも仕事は回っています。大きなトラブルも起きていない。だから、そのままになっている。でも私は、こういう仕事こそ一度見直してみる価値があると思っています。

「お金がかかって」
いない仕事」は、
本当に安いのか

例えば、毎日20分かかる作業があるとします。新しいシステム代はかかっていません。今あるExcelを使っている。だから一見すると「無料」です。でも、社員の時間は使っています。毎日20分、月に20日なら約6時間半、年間では約80時間。さらに同じ作業を3人がしていれば、年間240時間近くになります。システムの請求書には出てこなくても、人の時間というコストは、確実に発生しています。

「慣れている」は、
改善しなくて
いい理由ではない

昔から続いている仕事には、もう一つ特徴があります。みんな慣れています。慣れているから速い、慣れているから困らない。でも、それは「良いやり方だから続いている」とは限りません。単に、「他のやり方を試していない」だけかもしれません。特にベテラン社員が普通にこなしている仕事ほど、周囲からは問題に見えにくいものです。その人が休んだとき、退職したとき、仕事が増えたとき。そこで初めて、「このやり方、結構大変だったんや」と気づくことがあります。

見直すべきなのは「ツール」より「流れ」

こういう話をすると、「じゃあ新しいシステムを入れましょう」となりがちです。でも、HIRAKUではそこから始めません。まず見るのは、仕事の流れです。例えば、紙に書く→Excelに入力する→メールする→別の人がExcelへ転記する、という流れがあったとします。本当に必要なのは、新しい高価なシステムでしょうか。フォームに一度入力すれば、自動で一覧になり、担当者へ通知される。それだけで十分かもしれません。つまり、最初に考えるのは、何を導入するかではなく、なぜこの作業をしているのかです。

「やめる」だけで改善になることもある

業務改善というと、自動化する、AIを使う、新しいツールを入れる、という話が目立ちます。でも実際には、その仕事自体をやめることで一番大きな効果が出ることもあります。誰も見ていない資料。念のため作っている一覧表。昔必要だったけれど、今は使っていないチェック。二重に保存しているデータ。「これ、本当に必要ですか？」と聞いてみる。それだけで、仕事が一つなくなることがあります。自動化よりも先に、やめる、減らす、置き換える。ここを見ることが大切です。

「昔から」を疑うこと
は、過去を否定する
ことではない

ここは大事なところです。昔から続いてきた仕事には、理由があります。その時代には必要だった。当時の人数や環境では、そのやり方が一番良かった。だから、今まで続いてきた。その過去を否定する必要はありません。ただ、会社も環境も変わっています。人数が変わった。お客様が変わった。使える道具が変わった。仕事の量も変わった。ならば、今の会社に合う形に変えていい。それだけです。

まず一つ、「なぜ？」と聞いてみる

会社の中で、「昔からこうしている」という仕事を一つ探してみてください。そして、なぜ、この作業をしているんだろう、と聞いてみる。必要なら残す。不要ならやめる。もっと簡単にできるなら変える。それだけでも、立派な業務改善です。高価なシステムを入れる前に。AIを導入する前に。まず、今ある仕事を見直してみる。そこに、意外と大きな改善余地があります。

請求書に出てこない、
「見えないコスト」がある。

HIRAKUでは、現場の仕事を一緒に見ながら、やめる・減らす・置き換えるを整理し、本当に必要なところだけを仕組みにしていきます。初回相談は30分無料です。

業務改善コスト削減DX
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